Termos de Uso — VitaeSys

Última atualização: 10 de junho de 2026 · Versão: 0.1

Estes Termos de Uso ("Termos") regulam o acesso e o uso da plataforma VitaeSys, oferecida por VITAESYS SISTEMAS E SERVICOS LTDA, pessoa jurídica de direito privado inscrita no CNPJ sob o nº 61.170.854/0001-00, com sede em São Paulo/SP [REVISAR: incluir endereço completo da sede] ("VitaeSys", "nós"), por meio do site vitaesys.com e do aplicativo web app.vitaesys.com.

Ao criar uma conta, contratar um plano ou utilizar a Plataforma, a Clínica declara que leu, compreendeu e concorda com estes Termos, com a Política de Privacidade e com a Política de Cancelamento e Reembolso, que integram estes Termos por referência.

1. Definições

1.1. Para os fins destes Termos:

• Plataforma: o software como serviço (SaaS) VitaeSys, acessível em app.vitaesys.com, incluindo agenda, prontuário eletrônico, financeiro, CRM de pacientes e leads, portal do paciente e lembretes de consulta por e-mail com confirmação.
• Clínica (ou "Contratante"): a pessoa jurídica, identificada por CNPJ, que contrata a Plataforma. A contratação é exclusivamente B2B (entre empresas).
• Usuários: as pessoas físicas vinculadas ao ambiente (tenant) da Clínica, nos perfis de profissional de saúde ou recepção, autorizadas pela Clínica a usar a Plataforma.
• Pacientes: pessoas físicas atendidas pela Clínica que acessam o portal do paciente mediante convite da Clínica.
• Tenant: o ambiente lógico isolado da Clínica dentro da Plataforma, onde ficam seus dados e usuários.
• Assento: licença de uso individual atribuída a um profissional de saúde. Usuários de recepção não ocupam assento.
• Plano: a modalidade de assinatura contratada pela Clínica (Lite, Essencial ou Pro), conforme a Cláusula 5.
• Período de Teste (Trial): período gratuito de avaliação descrito na Cláusula 4.
• Ciclo de Cobrança: o período mensal ou anual já pago pela Clínica.

2. Objeto e aceitação

2.1. O objeto destes Termos é a concessão, pela VitaeSys à Clínica, de licença de uso da Plataforma, em caráter não exclusivo, intransferível e limitado à vigência da assinatura, para gestão das atividades da Clínica nas áreas de saúde (como fisioterapia, psicologia e psiquiatria).

2.2. A Plataforma é uma ferramenta de gestão. A VitaeSys não presta serviços de saúde, não interfere na relação entre a Clínica, seus profissionais e seus Pacientes e não se responsabiliza por decisões clínicas, diagnósticos ou tratamentos.

2.3. O aceite destes Termos é manifestado eletronicamente, no cadastro ou na contratação de um Plano, por pessoa que declara ter poderes para representar a Clínica.

3. Conta, elegibilidade e usuários

3.1. A contratação da Plataforma é restrita a pessoas jurídicas regularmente constituídas, com CNPJ ativo. A pessoa física que realiza o cadastro declara ser representante autorizada da Clínica.

3.2. A Clínica compromete-se a fornecer informações cadastrais verdadeiras, completas e atualizadas, e a mantê-las atualizadas durante toda a vigência. A VitaeSys pode suspender ou encerrar contas criadas com informações falsas.

3.3. A Clínica é responsável por gerenciar os Usuários do seu Tenant (criação, perfis de acesso e desligamento) e por garantir que cada Usuário mantenha a confidencialidade de suas credenciais. Todas as ações realizadas com credenciais válidas de um Tenant presumem-se realizadas pela Clínica ou sob sua autorização.

3.4. O acesso de Pacientes ao portal do paciente ocorre exclusivamente mediante convite enviado pela Clínica, sendo de responsabilidade da Clínica a decisão de convidar cada Paciente.

4. Período de Teste (Trial)

4.1. A VitaeSys oferece um Período de Teste gratuito de 14 (quatorze) dias, com acesso aos recursos do Plano Pro, sem necessidade de cadastro de cartão de crédito.

4.2. O Período de Teste não se converte automaticamente em cobrança. Ao final do período, caso a Clínica não contrate um Plano pago, o acesso aos recursos pagos é encerrado, sem qualquer cobrança.

4.3. Contas de teste não convertidas em assinatura paga ficam sujeitas à eliminação definitiva (purge) após período de inatividade [REVISAR: definir o período de inatividade que dispara o purge de contas de trial não convertidas].

4.4. A VitaeSys pode alterar as condições do Período de Teste para novos cadastros, sem afetar trials já em curso.

5. Planos, preços e pagamento

5.1. A Plataforma é oferecida nos seguintes Planos:

5.2. A cobrança é feita por assento de profissional. Usuários com perfil de recepção não ocupam assento e não geram cobrança adicional.

5.3. Os pagamentos são processados pela Stripe, processadora de pagamentos terceirizada, sujeita aos seus próprios termos. A VitaeSys não armazena dados completos de cartão de pagamento.

5.4. Mudanças de Plano (upgrade ou downgrade) seguem o cálculo proporcional (proration) aplicado pela Stripe, com crédito ou cobrança proporcional ao tempo restante do Ciclo de Cobrança.

5.5. A VitaeSys poderá reajustar os preços dos Planos, mediante comunicação prévia à Clínica pelo e-mail cadastrado, com antecedência mínima de [REVISAR: definir prazo de aviso prévio para alteração de preços — ex.: 30 dias]. O novo preço valerá a partir do Ciclo de Cobrança seguinte. Caso não concorde, a Clínica pode cancelar a assinatura antes da renovação, nos termos da Cláusula 13.

6. Obrigações da Clínica

6.1. Sem prejuízo de outras obrigações previstas nestes Termos, a Clínica obriga-se a:

1. usar a Plataforma de forma lícita, conforme a legislação aplicável e as normas dos conselhos profissionais a que estiver sujeita (ex.: CFM, CFP e respectivos conselhos regionais);
2. garantir base legal adequada, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (LGPD), para todos os dados pessoais de Pacientes e de terceiros que inserir na Plataforma, na qualidade de controladora desses dados, inclusive prestando aos titulares as informações exigidas por lei;
3. inserir apenas dados verídicos e obtidos licitamente, e responder pela exatidão e licitude do conteúdo inserido por si e por seus Usuários;
4. cumprir os prazos de guarda de prontuários e registros profissionais previstos nas normas aplicáveis (ex.: CFM/CFP), sendo da Clínica a responsabilidade primária de guarda desses registros, inclusive exportando seus dados antes do término da relação contratual, conforme a Cláusula 13;
5. manter em dia os pagamentos do Plano contratado;
6. não ceder, sublicenciar, revender ou compartilhar o acesso à Plataforma com terceiros estranhos ao seu Tenant;
7. não realizar engenharia reversa, descompilação, raspagem automatizada, testes de intrusão não autorizados, nem tentar burlar controles de segurança ou limites do Plano.

6.2. A Clínica indenizará a VitaeSys por danos comprovadamente decorrentes de uso da Plataforma em violação a estes Termos ou à lei, inclusive por atos de seus Usuários, ressalvadas as hipóteses de culpa exclusiva da VitaeSys.

7. Obrigações da VitaeSys

7.1. A VitaeSys obriga-se a:

1. disponibilizar a Plataforma conforme estes Termos e a documentação do produto;
2. adotar medidas técnicas e administrativas de segurança aptas a proteger os dados armazenados, incluindo criptografia em trânsito e isolamento lógico por Tenant (ver Política de Privacidade);
3. tratar os dados pessoais de Pacientes exclusivamente como operadora, em nome e conforme as instruções da Clínica, nos termos da LGPD e da Política de Privacidade;
4. prestar suporte por e-mail, pelo canal contato@vitaesys.com;
5. comunicar à Clínica, em prazo razoável, incidentes de segurança que possam acarretar risco ou dano relevante aos titulares de dados, em conformidade com a LGPD;
6. manter funcionalidade de exportação dos dados da Clínica durante a vigência da assinatura.

8. Proteção de dados pessoais

8.1. Para os dados pessoais de Pacientes inseridos na Plataforma, a Clínica é a controladora e a VitaeSys é a operadora, tratando-os apenas conforme as instruções lícitas da Clínica e para a prestação do serviço.

8.2. Para os dados cadastrais de Clínicas e Usuários (conta, faturamento, logs de uso), a VitaeSys é a controladora.

8.3. O detalhamento dos tratamentos, suboperadores, prazos de retenção, direitos dos titulares e canal do Encarregado consta da Política de Privacidade.

8.4. A Plataforma adota, como princípio de produto, a restrição de acesso a prontuários ao profissional responsável pelo atendimento, em alinhamento aos deveres de sigilo profissional das categorias atendidas (ex.: Código de Ética Profissional do Psicólogo/CFP). Esse controle não exime a Clínica e seus profissionais dos seus próprios deveres legais e éticos de sigilo.

9. Propriedade intelectual

9.1. A Plataforma, seu código-fonte, design, marcas, logotipos e documentação são de titularidade exclusiva da VitaeSys ou de seus licenciantes. Estes Termos não transferem qualquer direito de propriedade intelectual à Clínica, apenas a licença de uso descrita na Cláusula 2.

9.2. Os dados inseridos pela Clínica (incluindo cadastros, prontuários e registros financeiros) pertencem à Clínica e/ou aos respectivos titulares. A Clínica concede à VitaeSys licença limitada para hospedar, processar e exibir esses dados exclusivamente na medida necessária à prestação do serviço.

9.3. Sugestões e feedbacks enviados pela Clínica sobre a Plataforma podem ser usados pela VitaeSys para melhoria do produto, sem obrigação de remuneração, desde que não exponham dados pessoais de Pacientes.

10. Disponibilidade, suporte e ausência de SLA

10.1. A Plataforma é fornecida "no estado em que se encontra" ("as is"). Nesta fase, não há acordo de nível de serviço (SLA) contratual formal — não há garantia contratual de percentual de disponibilidade nem de prazo de resposta de suporte.

10.2. A VitaeSys empregará esforços razoáveis para manter a Plataforma disponível e para realizar manutenções, preferencialmente, em horários de menor uso, podendo haver indisponibilidades programadas ou emergenciais.

10.3. O suporte é prestado por e-mail, pelo canal contato@vitaesys.com.

11. Limitação de responsabilidade

11.1. Na máxima extensão permitida pela legislação, a VitaeSys não responderá por: (a) lucros cessantes, perda de receita ou danos indiretos; (b) danos decorrentes de uso da Plataforma em desacordo com estes Termos; (c) conteúdo inserido pela Clínica e seus Usuários; (d) decisões clínicas, diagnósticos ou condutas profissionais da Clínica; (e) falhas de serviços de terceiros fora do controle razoável da VitaeSys (ex.: provedores de internet da Clínica).

11.2. A responsabilidade total da VitaeSys perante a Clínica, por todos os eventos relacionados a estes Termos, fica limitada a [REVISAR: definir teto de responsabilidade — prática usual de mercado B2B: total efetivamente pago pela Clínica nos 12 meses anteriores ao evento].

11.3. Nada nestes Termos exclui ou limita responsabilidades que não possam ser excluídas ou limitadas por lei, incluindo, quando a relação concreta se caracterizar como relação de consumo, as garantias e direitos previstos no Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), nem a responsabilidade por dolo ou por danos causados por violação à LGPD nos limites legais.

12. Suspensão por inadimplência

12.1. Em caso de não pagamento na data de vencimento, a VitaeSys poderá, após notificação ao e-mail cadastrado, suspender o acesso da Clínica e de seus Usuários à Plataforma decorrido o prazo de tolerância de [REVISAR: definir prazo de tolerância após o vencimento antes da suspensão — ex.: X dias].

12.2. Durante a suspensão, os dados do Tenant são preservados conforme as regras de retenção da Cláusula 13 e da Política de Privacidade. O acesso é restabelecido após a regularização do pagamento.

12.3. A inadimplência prolongada poderá ensejar a rescisão da assinatura, aplicando-se os efeitos da Cláusula 13.

13. Cancelamento, término e efeitos sobre os dados

13.1. A Clínica pode cancelar a assinatura a qualquer momento, pela própria Plataforma (portal de assinatura Stripe) ou pelo e-mail contato@vitaesys.com.

13.2. Após o cancelamento, o acesso permanece ativo até o fim do Ciclo de Cobrança já pago (mês ou ano), sem novas cobranças. Não há reembolso proporcional dos valores já pagos, ressalvado o direito de arrependimento previsto no art. 49 do Código de Defesa do Consumidor (reembolso integral, se solicitado em até 7 dias da primeira contratação paga) e os casos de cobrança indevida, conforme a Política de Cancelamento e Reembolso.

13.3. Exportação de dados. Durante a vigência da assinatura, a Clínica pode exportar seus dados pela Plataforma. Recomenda-se que a exportação seja concluída antes do término do acesso.

13.4. Após o término da assinatura de cliente pagante, a VitaeSys: (a) disponibiliza à Clínica a exportação dos seus dados; e (b) mantém cópia dos dados do Tenant em armazenamento de baixa disponibilidade (cold storage) por janela contratual finita de [REVISAR: definir a duração da janela de cold storage pós-término], após a qual os dados são eliminados definitivamente, ressalvadas obrigações legais de retenção aplicáveis à VitaeSys (ex.: registros fiscais e logs exigidos por lei).

13.5. A guarda de prontuários e registros profissionais pelos prazos das normas aplicáveis (ex.: CFM/CFP) é responsabilidade primária da Clínica, na qualidade de controladora, que deve exportar e conservar esses registros pelos prazos exigidos, independentemente da janela de cold storage da Cláusula 13.4.

13.6. Contas de trial não convertidas seguem a regra de purge da Cláusula 4.3.

14. Alterações destes Termos

14.1. A VitaeSys pode alterar estes Termos para refletir mudanças no produto, na legislação ou no modelo de negócio. Alterações relevantes serão comunicadas ao e-mail cadastrado da Clínica com antecedência mínima de [REVISAR: definir prazo de aviso prévio para alterações dos Termos — ex.: 30 dias].

14.2. O uso continuado da Plataforma após a entrada em vigor das alterações será interpretado como concordância. Caso não concorde, a Clínica pode cancelar a assinatura nos termos da Cláusula 13, sem multa.

14.3. A versão vigente destes Termos estará sempre publicada em vitaesys.com, com data de atualização.

15. Disposições gerais e foro

15.1. Estes Termos não criam entre as partes qualquer vínculo societário, de representação, franquia ou relação de trabalho.

15.2. A Clínica não poderá ceder sua posição contratual sem anuência prévia da VitaeSys. A VitaeSys poderá ceder estes Termos em operações societárias (fusão, aquisição, reorganização), mantidas as garantias aqui previstas.

15.3. A eventual nulidade de uma cláusula não afeta as demais. A tolerância quanto a descumprimentos não implica renúncia de direitos.

15.4. As comunicações entre as partes serão feitas, preferencialmente, pelo e-mail cadastrado da Clínica e pelo canal contato@vitaesys.com.

15.5. Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil.

15.6. Fica eleito o foro da comarca de São Paulo/SP para dirimir controvérsias decorrentes destes Termos, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja — ressalvada, quando a relação concreta se caracterizar como relação de consumo, a faculdade legal de o consumidor demandar no foro de seu próprio domicílio.

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VITAESYS SISTEMAS E SERVICOS LTDA — CNPJ 61.170.854/0001-00 — São Paulo/SP
Dúvidas: contato@vitaesys.com